Untuk menyamakan persepsi karyawan dalam menangani surat menyurat mulai dari proses penciptaan surat sampai dengan penggunaan serta pemeliharaan surat di lingkungan Pemerintah Kota Yogyakarta, Bagian Umum Sekretariat Daerah (Setda) Kota Yogyakarta mengadakan sosialisasi pedoman tata naskah dinas  bagi keryawannya. Sosialisasi dilaksanakan dalam tiga angkatan. Angkatan  pertama  dan kedua dilaksanakan, Selasa dan Rabu ( 6-7/11 dan  13-14/11) diikuti  petugas tata usaha di  instansi Dinas, Badan, Kantor dan Bagian di lingkungan Pemkot Yogyakarta. Sedangkan, angkatan ketiga yang diikuti khusus petugas tata usaha yang menangani surat menyurat dan petugas kearsipan  dari 45 kelurahan di lingkungan Pemkot  dilaksanakan, Selasa dan Rabu, (20-21/ 11). Sosialisasi ini  bertempat di Wisma Melati jl. Pakel Baru Yogyakarta.

Kepala Bagian umum Setda Kota Yogyakarta, Drs. Poedjo Widodo melaporkan kegiatan sosialisasi ini diikuti oleh semua karyawan  yang menangani surat menyurat dan  dan kearsipan di instansi masing-masing. Diharapkan, setelah  mengikuti sosialisasi ini peserta akan mempunyai pengetahuan, pemahaman, dan ketrampilan  mengenai pedoman  Tata Naskah Dinas sesuai peraturan walikota Nomor 154 Tahun 2005 dan peraturan lain yang berlaku. “Saya harap nanti  setelah selesai  sosialisasi ini  penggunaan bahasa surat yang efektif dan efisien, pengurusan surat sampaidengan penataan berkas sesuai dengan aturan yang berlaku  untuk diterapkan di unit kerja masing-masing”, ungkap Poedjo Widodo
Poedjo menambahkan nara sumber yang dihadirkan untuk memberikan materi berasal dari Bagian Organisasi, UPT. Arsip Badan Informasi Daerah, Kantor Arsip Daerah Propinsi DIY dan Balai Bahasa Yogyakata.

Sementara itu, Sekretaris Daerah Kota Yogyakarta  Drs. Rapingun mengatakan sekarang ini Informasi telah menjadi kebutuhan  mutlak bagi setiap  organisasi modern baik organisasi pemerintah maupun lainnya. Tata naskah dinas sebagai salah satu media proses komunikasi kedinasan berperan penting untuk mendukung penyelenggaraan fungsi administratif pemerintahan. Surat menyurat sebagai salah satu sumber informasi yang terekam  memiliki multi fungsi, yakni sebagai alat bukti yang otentik, alat pertanggungjawaban, alat penghubung dengan pihak lain, alat pelaporan dan lain sebagainya.

Sosialisasi pedoman tata naskah dinas ini sebagai upaya agar tersedia aparatur yang mampu dan trampil dalam pembuatan suatu tata naskah dinas yang sesuai dengan fungsi dan prinsipnya, serta terwujudnya kesamaan persepsi, bahasa, gerak dan langkah dalam menyelenggarakan tertib administrasi pemerintahan di lingkungan Pemkot Yogyakarta.