PETUGAS KEARSIPAN DAPAT BIMBINGAN TEKNIS MANAJEN PERSURATAN
Sebanyak seratus orang petugas arsip dari Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) di lingkungan Pemerintah Kota Yogyakarta mendapat bimbingan teknis (BINTEK) tentang manajemen persuratan. Pelaksanaan Bintek dilaksanakan dalam dua tahap. Tahap pertama dilaksanakan 16-17 Juni 2009 dan tahap kedua 23-24 Juni 2009 bertempat di Wisma Melati Yogyakarta.
Kepala Bagian Umum Setda Kota Yogyakarta, Drs. Poedjo Widodo mengatakan Bintek ini bertujuan meningkatkan pengetahuan, pemahaman, dan kemampuan petugas yang menangani surat menyurat, mewujudkan keseragaman dalam pola umum penanganan surat menyurat serta mewujudkan manajemen persuratan yang berdaya guna dan berhasil guna secara berkelanjutan dalam
penyelenggaraan tugas-tugas kedinasan di lingkungan Pemkot Yogyakarta. Poedjo berharap para petugas yang menangani surat menyurat mampu memahami dan menangani proses surat menyurat dengan baik berkaitan dengan klasifikasi surat, nilai guna surat dan penanganannya. Juga diharapkan petugas arsip dapat meningkatkan citra positif instansi melalui penanganan surat menyurat yang baik dan benar sesuai dengan peraturan perundangan yang pada akhirnya meningkatkan citra positif Pemkot Yogyakarta.
Sementara itu, Sekretaris Daerah Kota Yogyakarta, Drs. Rapingun dalam sambutan pembukaan mengatakan selama ini arsip hanya dipandang sebagai tumpukan berkas yang sudah tidak terpakai lagi dan cenderung diabaikan begitu saja tanpa adanya penanganan secara sistematis. Akibat persepsi yang kurang tepat ini arsip mengalami degradasi baik pemahaman, maupun lingkup tentang arsip itu sendiri, yang pada gilirannya memarginalkan citra kearsipan dalam hiruk pikuknya informasi. Untuk itu, dibutuhkan sikap profesional dari setiap pegawai dalam melaksanakan tugasnya. Sikap professional dan kerja sama dapat tercapai jika didukung oleh kejelasan peraturan, pemahaman, setiap pegawai terhadap peraturan, dan adanya pengendalian yang efektif antara lain yang dilakukan melalui manajemen persuratan yang baik. Untuk mencapai hal tersebut petugas harus dibekali dengan pengetahuan dan ketrerampilan yang memadahi melalui bimbingan teknis.
Materi yang diberikan kepada peserta seputar manajemen persuratan, antara lain klasifikasi surat, nilai guna surat, penyusutan surat , dan layanan surat. Nara sumber berasal dari Bagian Organisasi Pemkot Yogyakarta, Dosen UGM, Badan Perpustakaan dan Arsip DIY dan Badan Perpustakaan dan Arsip Propinsi Jawa Tengah. “Untuk memperdalam materi yang didapat para peserta diajak melakukan
orientasi lapangan di Badan Perpustakaan dan Arsip Propinsi Jawa Tengah untuk melihat dari dekat proses pengarsipan surat dan manajemen persuratan yang dilakukan di sana,” ujar Poedjo Widodo. (@mix)
Kepala Bagian Umum Setda Kota Yogyakarta, Drs. Poedjo Widodo mengatakan Bintek ini bertujuan meningkatkan pengetahuan, pemahaman, dan kemampuan petugas yang menangani surat menyurat, mewujudkan keseragaman dalam pola umum penanganan surat menyurat serta mewujudkan manajemen persuratan yang berdaya guna dan berhasil guna secara berkelanjutan dalam
penyelenggaraan tugas-tugas kedinasan di lingkungan Pemkot Yogyakarta. Poedjo berharap para petugas yang menangani surat menyurat mampu memahami dan menangani proses surat menyurat dengan baik berkaitan dengan klasifikasi surat, nilai guna surat dan penanganannya. Juga diharapkan petugas arsip dapat meningkatkan citra positif instansi melalui penanganan surat menyurat yang baik dan benar sesuai dengan peraturan perundangan yang pada akhirnya meningkatkan citra positif Pemkot Yogyakarta.
Sementara itu, Sekretaris Daerah Kota Yogyakarta, Drs. Rapingun dalam sambutan pembukaan mengatakan selama ini arsip hanya dipandang sebagai tumpukan berkas yang sudah tidak terpakai lagi dan cenderung diabaikan begitu saja tanpa adanya penanganan secara sistematis. Akibat persepsi yang kurang tepat ini arsip mengalami degradasi baik pemahaman, maupun lingkup tentang arsip itu sendiri, yang pada gilirannya memarginalkan citra kearsipan dalam hiruk pikuknya informasi. Untuk itu, dibutuhkan sikap profesional dari setiap pegawai dalam melaksanakan tugasnya. Sikap professional dan kerja sama dapat tercapai jika didukung oleh kejelasan peraturan, pemahaman, setiap pegawai terhadap peraturan, dan adanya pengendalian yang efektif antara lain yang dilakukan melalui manajemen persuratan yang baik. Untuk mencapai hal tersebut petugas harus dibekali dengan pengetahuan dan ketrerampilan yang memadahi melalui bimbingan teknis.
Materi yang diberikan kepada peserta seputar manajemen persuratan, antara lain klasifikasi surat, nilai guna surat, penyusutan surat , dan layanan surat. Nara sumber berasal dari Bagian Organisasi Pemkot Yogyakarta, Dosen UGM, Badan Perpustakaan dan Arsip DIY dan Badan Perpustakaan dan Arsip Propinsi Jawa Tengah. “Untuk memperdalam materi yang didapat para peserta diajak melakukan
orientasi lapangan di Badan Perpustakaan dan Arsip Propinsi Jawa Tengah untuk melihat dari dekat proses pengarsipan surat dan manajemen persuratan yang dilakukan di sana,” ujar Poedjo Widodo. (@mix)
