Arsip atau dokumen vital sangat penting keberadaannya dalam melindungi hak kepentingan baik itu instansi pemerintah ataupun perseorangan. Arsip tidak hanya merupakan warisan masa lampau, akan tetapi arsip juga memberikan informasi tentang masa lampau itu sendiri, oleh karena itu sudah seharusnya arsip tersebut dijaga agar tidak rusak ataupun hilang.

Untuk melindungi dokumen penting milik masyarakat Pemerintah Kota (Pemkot) melalui Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kota Yogyakarta terus melakukan berbagai inovasi.

Kepala Bidang Perlindungan Penyelamatan Pembinaan dan Data Sistem Infomasi Kearsipan DPK Kota Yogyakarta, Gatot Sudarmono membeberkan berbagai layanan yang bisa diakses masyarakat, salah satunya Restorasi Arsip Kita (Rosita).

Layanan Rosita ditujukan untuk merestorasi atau memperbaiki arsip penting yang mengalami kerusakan. Layanan diberikan tanpa dipungut biaya alias gratis. "Layanan Rosita merupakan tindakan khusus guna memperbaiki dan memperkuat arsip yang telah mengalami kerusakan," bebernya saat ditemui di kantornya beberapa waktu lalu.

Dengan adanya layanan Rosita ini, arsip milik warga yang telah rusak dapat diperbaiki dengan cara direstorasi sehingga fisik dan informasi dapat terekonstruksi kembali. Dengan direstorasi akan menambah kekuatan fisik arsip sampai dengan ratusan tahun.

Gatot membeberkan salah satu perlindungan terhadap arsip keluarga seperti kartu identitas, ijazah, sertifikat tanah atau surat penting lainnya bisa dilakukan dengan mengalihkan media penyimpanan menjadi digital yang kemudian disimpan dalam media penyimpanan tertentu.

"Arsip dalam bentuk kertas membutuhkan perhatian lebih agar tidak rusak sehingga informasi yang ada dapat terpelihara dengan baik. Arsip dalam bentuk kertas semakin lama akan semakin rusak karena termakan usia," katanya.

Namun para personil dari DPK Kota Yogyakarta sementara ini hanya mampu merestorasi arsip yang berbentuk lembaran, dan bukan berbetuk buku. “Karena buku ini perlu kita buka dan kita pisah satu persatu, dikawatirkan dengan kita memisahkan buku ini, hasilnya tidak sesuai dengan aslinya” beber Gatot.

Ia menjelaskan proses merestorasi arsip ini memerlukan waktu empat hingga lima hari, karena prosesnya menggunakan metode yang memerlukan beberapa tahap. “Untuk memperbaiki arsip menggunakan banyak bahan kimia, asrip yang sudah diolesi bahan kimia tersebut lalu dilapisi dengan tisu Jepang kemudian kita keringkan, setelah itu dipres, dan terakhir baru kita edit lagi sesuai dengan aslinya,” ungkapnya.

Bagi masyakarat yang ingin mengakses layanan tersebut, masyarakat bisa datang langsung ke kantor DPK Kota Yogyakarta yang berada di Jalan Singonegoro, Ngampilan pada hari Rabu atau Kamis. “Bagi masyarakat yang ingin merestorasi arsipnya bisa datang langsung ke kantor DPK Kota Yogya, lalu kita berikan form pedaftaran sekaligus serah terima arsip tersebut,” bebernya.

DPK Kota Yogyakarta juga memaksimalkan dalam pengelolaan dan pelayanan serba digital yang diharapkan mampu memudahkan masyakarat dalam proses pencarian informasi. "Salah satu proses mendigitalisasikan arsip tekstual yaitu dengan cara scanning, yaitu menggunakan alat scanner. Sebelum dirubah menjadi bentuk digital, arsip sudah melewati proses manuver dan penilaian arsip," bebernya.

Selain itu DPK Kota Yogyakarta juga rutin melaksanakan kegiatan restorasi terhadap arsip milik Pemkot Yogya yang mengalami kerusakan ringan dan sedang. Pun terhadap arsip-arsip yang sudah tua walaupun terlihat masih bagus. Kegiatan restorasi ini bertujuan agar arsip tersebut tidak mengalami kerusakan.

“Restorasi arsip selalu dilaksanakan setiap tahun karena arsip yang disimpan semakin lama semakin termakan usia, rentan dengan faktor kimia, faktor biotis, faktor cuaca, dan sebagainya. Dengan demikian arsip perlu dirawat dan dipelihara,” bebernya.

Para personil dari DPK Kota Yogya juga telah dibekali kemampuan dalam membuat formula atau komposisi bahan dalam merestorasi arsip juga harus dimiliki. Salah satu contohnya adalah pembuatan bahan lem kental, lem ini terbuat dari campuran satu liter air mineral yang dicampur dengan 125 gram methyl cellulose.

Sementara untuk lem encer komposisinya adalah campuran 500 mililiter air mineral dengan dua gram methyl cellulose. Sedangkan untuk cairan penurunan kadar asam terdiri dari satu liter air mineral dengan satu gram magnesium carbonat.

Selain Rosita, DPK Kota Yogyakarta juga mempunyai layanan Arsip Terjaga Milik Keluarga Kita (Amarta), layanan ini ditujukan untuk memberikan wawasan kepada masyarakat bagaimana cara melindungi arsip penting milik keluarga, karena sebagain besar arsip milik keluarga masih berbasis kertas.

Di dalam Amarta ini, petugas dari DPK Kota Yogya akan datang kepada warga untuk memberikan pengetahuan tentang arsip dan bagaimana cara merawat, melindungi dan menemukan arsip, dengan mudah dan cepat.

“Sementara ini kami baru menyisir warga yang ada di bantaran sungai Winongo, dan kedepan kita akan kembangkan layanan ini bagi seluruh masyarakat yang tinggal di bantaran sungai di seluruh Kota Yogyakarta,” jelasnya.

Pihaknya mengungkapkan bahwa Amarta sangat bermanfaat dalam menambah wawasan bagi warga masyarakat akan arti pentingnya arsip keluarga. "Masyarakat juga harus mengetahui bagaimana cara melindungi, merawat dan menemukan arsip secara mudah dan cepat," katanya.

Dengan adanya berbagai inovasi tersebut, DPK Kota Yogyakarta ingin memberikan rasa aman terhadap keutuhan arsip milik keluarga dan mengedukasi masyarakat untuk selalu menjaga arsip yang mereka miliki.

"Kami ingin membantu masyarakat untuk memberikan perlindungan fisik terhadap arsip vital mereka, sehingga hak-hak warga terkait legal formal dan keabsahan arsip senantiasa terjaga dengan baik," katanya.

Inovasi yang ketiga adalah Archive Recovery Sinergy Team (Arsita), layanan Arsita ini adalah layanan dari DPK Kota Yogyakarta untuk menyelamatkan arsip ataupun dokumen penting milik masyarakat yang terkena bencana.

"Jadi di Arsita ini ada tim yang bertugas menyelamatkan, melindungi dan memperbaiki arsip baik pada saat sebelum atau sesudah bencana, dengan tujuan untuk menyelamatkan bukti akuntabilitas negara dan keperdataan milik warga," ujarnya.

Dan yang keempat adalah Anggita atau Arsipe Dipenggalih, Diopeni lan Ditata. Layanan ini  segmennya adalah arsip yang dimiliki oleh lembaga kemasyarakatan Kota Yogyakarta yang meliputi LPMK, tokoh masyarakat seperti ketua RT, RW, ketua kampung, dan pengurus PKK.

“Intinya semua lembaga yang menggunakan anggaran APBD, dengan adanya layanan ini diharapkan mereka mampu mengelola arsip-arsip yang dimiliki, terutama arsip keuangan sebagai konsekuensi program pembangunan berbasis kampung yang menjadi tanggungjawab mereka,” ucapnya.

Berbagai Ruang dan Fungsinya

Pada kesempatan tersebut, Gatot juga menjelaskan berbagai fasilitas yang ada di dalam Kantor DPK Kota Yogya, seperti ruang transit, ruang penyimpanan arsip inaktif, dan ruang arsip statis. “Masing-masing ruangan ini mempunyai penanggung jawab sendiri, dan semuanya adalah arsiparis handal Kota Yogyakarta” bebernya.

Penanggung jawab ruang transit, Sri Supartiati menjelaskan ruang transit adalah ruang untuk menerima arsip yang baru masuk dari luar yang didapatkan baik itu dari perangkat daerah di lingkungan Pemkot Yogyakarta ataupun dari perseorangan.

“Ruang ini berfungsi untuk mensterilisasi arsip yang baru masuk dari hama perusak arsip, di ruangan ini kami juga melakukan fumigasi dengan tujuan membunuh hama tersebut, sehingga ketika nantinya arsip diolah di ruang arsip inaktif tidak bercampur dengan arsip yang lain,” bebernya.

Sementara itu penanggung jawab ruang penyimpanan arsip inaktif, Tri Umi Setyawati mengatakan ruangan ini adalah ruangan yang berfungsi untuk menyimpan arsip inaktif dengan retensi 10 tahun milik Pemkot Yogyakarta.

“Arsip-arsip yang masih mempunyai retensi tapi potensinya diatas 10 tahun milik Pemkot Yogyakarta dipindahkan kesini, kita simpan dan diolah susuai prosedur penataan arsip inaktif,” katanya.

Selain itu, di ruangan ini juga menyimpan arsip kartografi atau arsip yang isi informasinya digambarkan dalam bentuk gambar grafis atau fotogrametrik seperti peta dan dan desain bangunan.

Sedangkan penanggung jawab ruang arsip statis, Sugeng Purnomo menjelaskan ruang arsip statis merupakan salah satu sarana prasarana yang dimiliki DPK Kota Yogyakarta untuk menunjang kelestarian arsip. Ruangan ini berupa ruang khusus yang dilengkapi beberapa barang seperti Roll O Pack.

Roll O Pack adalah lemari arsip dorong untuk menyimpan dokumen dengan kapasitas besar yang dapat digerakkan dengan manual atau dengan penggerak mekanik. “Roll O Pack ini mirip dengan rak yang ada di perpustakaan, hanya saja rak pada Roll O Pack dapat bergerak,” ujarnya.

Fungsi dari Roll O Pack ini adalah untuk menyimpan arsip bersifat permanen atau statis dengan kapasitas besar. Roll O Pack ini difungsikan untuk menyimpan arsip tekstual dan arsip foto. “Arsip tekstual tertua yang tersimpan di tempat tersebut sekitar tahun 1933 dan arsip foto tertua yang tersimpan sekitar tahun 1946,” bebernya.

Di dalam ruangan ini juga ada vaulting. Vaulting adalah sarana simpan arsip vital yang berbentuk seperti almari besi tahan api dan gempa. Vaulting ini berukuran 2m x 3,5m. Di dalam vaulting ini tersimpan arsip vital berupa arsip asset Pemkot Yogya berbentuk duplikasi sertifikat, BPKB kendaraan dinas dan masih banyak lagi.

Ruangan ini juga dilengkapi dengan hygrometer. Hygrometer ini digunakan untuk mengukur tingkat kelembaban. Standar suhu dan kelembaban untuk ruang simpan arsip perlu diatur suhu ruangan tidak lebih dari 20˚C dan kelembaban tidak lebih dari 50 %.

“Setiap hari suhu dan kelembaban ruang selalu dipantau oleh petugas. Suhu dan kelembaban ruangan sangat mempengaruhi kondisi fisik arsip dari kerusakan atau kerapuhan,” katanya. (Han)